Hubungkan email

Email pelanggan ke alamat usaha (mis. [email protected]) masuk ke Interaction sebagai percakapan dan dibalas dari Onix lewat server email Anda sendiri — jadi balasan terkirim dari alamat Anda, bukan dari Onix.

Yang didukung

Cara menghubungkan

1. Buka Kelola → Channel, klik Tambah channel, lalu pilih Email (butuh akses mengelola channel).
2. Isi alamat email dan password / App Password. Server IMAP (menerima) dan SMTP (mengirim) terisi otomatis bila penyedianya dikenali; ubah di Pengaturan server bila perlu (keamanan SSL/TLS atau STARTTLS).
3. Klik Tes koneksi. Onix mencoba login IMAP & SMTP (tanpa mengirim email) dan menjelaskan kesalahannya bila gagal, mis. "akun ini butuh App Password".
4. Pilih folder yang dibaca, folder Terkirim, email lama yang diambil, nama pengirim, dan tanda tangan, lalu klik Hubungkan.

Satu alamat email memakai satu slot channel; kuotanya digabung dengan semua jenis channel — WhatsApp, livechat, channel API (Free 1, Pro 4 channel). Satu alamat hanya bisa tersambung ke satu workspace. Password disimpan terenkripsi dan tidak pernah ditampilkan lagi.

Email masuk

• Onix memeriksa kotak surat setiap menit, jadi email baru muncul paling lambat sekitar satu menit. Tombol Periksa di kartu channel memeriksa saat itu juga.
• Onix hanya membaca: email di kotak surat tidak dihapus, tidak dipindah, dan tidak ditandai dibaca. Spam tetap disaring penyedia email.
• Folder: Inbox selalu dibaca; folder lain (mis. label Gmail "Pesanan") bisa dipilih. Folder Draf, Sampah, dan "Semua email" tidak bisa dipilih.
• Email lama: saat menyambung pilih 0, 3, 7, atau 30 hari terakhir. Utas yang aktivitas terakhirnya lebih dari 3 hari masuk sebagai Solved; email lama tidak menambah penanda belum dibaca.
• Satu utas email = satu percakapan. Balasan pelanggan di utas yang sama masuk ke percakapan itu; email dengan subjek baru menjadi percakapan baru. Email ke percakapan yang sudah Solved/Closed membuka percakapan baru (nomor INT baru), sama seperti WhatsApp.
• Kontak dicocokkan lewat alamat email. Bila kontak WhatsApp sudah punya email yang sama di profilnya, email masuk ke kontak itu; selain itu dibuat kontak baru. Kontak ganda bisa digabungkan.
• Tidak dijadikan percakapan: balasan otomatis (out-of-office), email pantulan, email dari alamat channel itu sendiri, dan pengirim di daftar abaikan (mis. noreply@, @promo.com).
• Folder Terkirim: balasan yang dikirim langsung dari Gmail/Outlook/HP ikut tampil di percakapan sebagai "Dikirim dari kotak surat", mengakhiri hitungan tunggu, dan tidak dihitung ke KPI siapa pun.

Di Interaction

• Setiap percakapan punya ikon channel: logo WhatsApp, amplop untuk email, gelembung chat untuk livechat, atau ikon yang diunggah di pengaturan channel. Email masuk tab Chat; daftar menampilkan "Subjek — cuplikan".
• Kartu email menampilkan Dari, Kepada, Cc, dan isi bersih tanpa riwayat kutipan (buka dengan Tampilkan kutipan), lampiran, dan Lihat email asli — versi berformat dalam bingkai aman tanpa skrip. Gambar dari internet diblokir sampai Anda klik Tampilkan gambar, supaya pengirim tidak tahu email sudah dibuka.
• Pencarian Interaction juga mencari subjek dan alamat email.

Membalas

• Kolom balasan email lebih besar dengan format tebal, miring, garis bawah, daftar, dan tautan. Teks yang ditempel menjadi teks biasa. Ctrl/⌘ + Enter untuk kirim; Enter untuk baris baru. Template (/) dan artikel KB tetap bisa disisipkan.
• Kepada terisi otomatis (alamat balasan pelanggan). Tambah Cc (maks 10) atau centang Balas semua bila email pelanggan punya penerima lain. Subjek otomatis "Re: …" supaya utas di email pelanggan tidak terpecah.
• Lampirkan beberapa file sekaligus (maks 10 file, total 20 MB).
• Email sebelumnya dikutip di bawah balasan seperti aplikasi email biasa, dan tanda tangan channel ditambahkan otomatis.
• Gagal kirim (mis. alamat penerima ditolak server) → pesan bertanda Gagal beserta alasannya; klik Kirim ulang setelah diperbaiki. Bila email kemudian memantul, balasan itu juga ditandai Gagal.
• Email baru ke kontak: buka profil kontak → Mulai chat → pilih channel email, isi subjek & isi. Email baru selalu membuat percakapan baru.

Pengaturan channel email

• Nama pengirim: bawaan nama workspace, mis. "Toko Mame". Centang Tambahkan nama agen untuk "Budi – Toko Mame".
• Tanda tangan: format minimal yang sama dengan kolom balasan; {nama_agen} dan {nama_workspace} diganti saat dikirim.
• Folder yang dibaca, folder Terkirim (dibaca / simpan salinan balasan Onix ke Terkirim — Gmail tidak perlu karena menyimpannya sendiri), dan daftar abaikan.
• Ganti password atau server: dites ulang sebelum disimpan.
• Jam kerja & balasan otomatis: ikuti jam kerja workspace atau jam kerja sendiri alamat ini, lalu nyalakan salam awal dan/atau pesan di luar jam kerja. Dikirim sebagai email balasan di utas yang sama (dengan tanda balasan otomatis), tidak pernah ke balasan otomatis atau email pantulan. Lihat Livechat → Jam kerja & balasan otomatis.
• Ikon channel: bawaan amplop; bisa diganti gambar sendiri (PNG/JPG/WebP persegi, maks 512 KB).
• Hapus channel: Onix berhenti membaca kotak surat dan password-nya dihapus; email di kotak surat tidak tersentuh. Riwayat percakapan tetap bisa dibuka (diarsipkan) dan alamatnya bisa disambungkan lagi.

Gangguan

Saat channel menjadi Bermasalah, pemegang akses Channel mendapat notifikasi (dan email bila diatur di Pengaturan → General).

KPI email

Email punya target sendiri: Respons pertama email dan Waktu balas lanjutan email (bawaan 4 jam kerja), diatur di Pengaturan → Target KPI; jam kerjanya di Pengaturan → General atau jam kerja sendiri channel. Lihat KPI & SLA.