Pipeline

Catat peluang penjualan (lead) dari chat, input manual, atau impor Excel, lalu pantau sampai Menang atau Kalah — lengkap dengan aktivitas, jadwal, checklist, file, biaya, dan pengingat follow-up.

Workflow & tahap

• Setiap lead masuk ke satu workflow, mis. "Grosir & Reseller" atau "Seragam Instansi". Workflow dibuat di Kelola → Workflow pipeline (akses Kelola workflow, tahap, alasan kalah & kategori biaya) dan ditangani satu atau beberapa tim Back Office (mis. tim Sales — buat dulu di Pengguna → Tim dengan jenis Back Office).
• Tahap selalu berurutan: Baru → tahap Proses (0–10, mis. Dihubungi, Meeting, Negosiasi) → Menang atau Kalah. Label, warna, dan urutan tahap Proses bebas diatur; Baru, Menang, dan Kalah selalu ada (labelnya bisa diganti).
• Peluang % per tahap (opsional) dipakai untuk perkiraan nilai = nilai prospek × peluang tahap.
• Tahap yang masih berisi lead tidak bisa dihapus. Workflow yang masih punya lead diarsipkan (tidak tampil & tidak bisa dipilih untuk lead baru, lead tetap tersimpan) dan bisa dipulihkan.
• Alasan kalah dan kategori biaya diatur di halaman yang sama dan berlaku untuk semua workflow.

Membuat lead

• Dari chat: buka percakapan di Interaction lalu klik Buat lead (atau di tab Leads panel detail). Kontak percakapan terkunci sebagai data utama; percakapan mendapat catatan sistem "membuat lead LEAD-… · tim …".
• Manual: tombol + Lead di Pipeline, atau Buat lead di profil kontak/klien. Pilih kontak yang ada atau isi kontak baru — kontak dicocokkan lewat nomor HP lalu email, jadi tidak dobel.
• Impor Excel/CSV: Pipeline → Impor. Unggah template atau file sendiri (maks 2.000 baris), cocokkan kolom, lalu periksa sebelum menyimpan. Kolom yang tidak punya padanan bisa dijadikan field kustom baru (lead atau kontak) — jenisnya ditebak dari isi.
• Lewat API: POST /api/v1/leads — jalan yang sama dengan aplikasi.

Setiap lead punya nomor LEAD-000123, judul (kebutuhan/peluangnya), kontak, klien opsional, nilai prospek, tim, PJ opsional, follow-up, dan field kustom lead. Bila kontak sudah punya lead terbuka di workflow yang sama, Onix memberi peringatan (tetap boleh dibuat).

Kanban & tabel

• Kanban: satu kolom per tahap dengan jumlah & nilai. Geser kartu antartahap; ke Menang wajib mengisi nilai deal, ke Kalah wajib memilih alasan. Kolom Menang/Kalah berisi lead yang ditutup bulan ini.
• Kartu menampilkan nomor, judul, kontak & klien, nilai, PJ (atau tim bila belum ada PJ), follow-up (kuning = hari ini, merah = lewat), jadwal berikutnya, checklist, jumlah file, dan penanda lead yang lama tanpa aktivitas.
• Tabel: semua status, bisa diurutkan dan disaring; centang beberapa lead untuk pindah tahap, tugaskan, atau atur follow-up sekaligus.
• Cari nomor LEAD-…, judul, nama/nomor/email kontak, atau klien. Saring per PJ dan status follow-up. Pilihan workflow & tampilan diingat dan ikut di alamat halaman (bisa dibagikan).

Detail lead

Klik kartu untuk membuka detail besar:

• Baris tahap di atas — klik tahap untuk memindah; tombol Tandai Menang / Tandai Kalah. Lead Menang/Kalah bisa dibuka lagi dengan memindahkannya ke tahap Baru/Proses.
• Kiri: kontak (data utama), klien, nilai prospek & deal, perkiraan closing, anggaran biaya, tim & PJ, field kustom.
• Tengah (tab): Aktivitas (telepon, chat, email, meeting, kunjungan, catatan — ketik @nama untuk memanggil rekan) beserta perubahan otomatis, Catatan, Jadwal (meeting, telepon, kunjungan, presentasi dengan pengingat), Checklist, File (penawaran, katalog, foto sampel), dan Biaya (transport, sampel, konsumsi, reimburse — dengan bukti foto/PDF dan perbandingan terhadap anggaran).
• Kanan: follow-up berikutnya, jadwal berikutnya, ringkasan checklist, dan pemakaian biaya.

Follow-up & pengingat

• Atur follow-up berikutnya (waktu + catatan) di detail lead atau lewat aksi massal. Saat waktunya tiba, PJ (atau seluruh tim bila belum ada PJ) mendapat notifikasi; follow-up yang lewat ditandai merah di papan dan dashboard.
• Jadwal mengirim pengingat 10 menit sampai 1 hari sebelum mulai.
• Pengingat & @mention juga dikirim ke email — bisa dimatikan sendiri di Akun → Email pengingat Pipeline.

Klien

• Kontak → Klien adalah master perusahaan, instansi, atau toko. Tidak wajib diisi di lead; kontak tetap data utamanya.
• Satu kontak tertaut ke satu klien (atur di form kontak, dari halaman klien, atau otomatis saat lead dibuat dengan klien). Lead kontak yang belum berklien ikut tertaut.
• Halaman klien menampilkan profil, kontak tertaut, lead yang boleh kamu lihat, dan total nilai deal. Klien juga bisa punya field kustom.
• Menghapus klien tidak menghapus kontak & lead — hanya tautannya yang dilepas.

Siapa melihat apa

• Sama dengan percakapan & tiket: lead tanpa PJ terlihat semua anggota tim lead; begitu ada PJ, hanya PJ itu yang melihatnya. Owner, role admin, dan anggota "Bisa lihat semua data" melihat semua lead.
• Workflow terlihat oleh tim yang menanganinya. Lead yang diteruskan ke tim lain langsung hilang dari papanmu; dari percakapan, tab Leads tetap menampilkan ringkasannya.
• Akses role (Pengguna → Role, kelompok Pipeline): Membuka menu Pipeline & dashboard, Membuat, mengubah, memindah tahap & mengimpor lead, dan Kelola workflow, tahap, alasan kalah & kategori biaya; klien di kelompok Kontak: Tambah, ubah & hapus klien. Bawaan: Agent & Back Office mengelola lead; Supervisor mendapat semuanya. Rinciannya di Tim & akses data.
• Menghapus lead hanya oleh admin, PJ, atau pembuatnya.

Kuota

Semua lead baru dihitung — dari chat, manual, impor, dan API. Kuota direset awal bulan; lead yang dihapus tidak mengembalikan kuota. Saat kuota habis, membuat lead ditolak dan impor melewati baris sisanya.

Dashboard & laporan

• Pipeline → Dashboard: lead terbuka & nilai, perkiraan nilai, lead baru 7 hari, follow-up lewat, menang/kalah & win rate, rata-rata hari sampai closing, corong per tahap, tren 8 minggu, performa per PJ, biaya per kategori, agenda hari ini, dan kuota — semua mengikuti data yang boleh kamu lihat.
• Laporan → Pipeline (akses Laporan): unduh CSV raw data lead (semua kolom + field kustom), aktivitas, dan biaya sesuai saringan workflow, status, dan periode.

Lewat API

Lihat API: GET/POST /api/v1/leads, GET /leads/board, POST /leads/{id}/move, POST /leads/{id}/activities, GET /pipelines, GET /pipeline/dashboard, dan /clients. Perubahan diumumkan lewat event real-time pipeline.changed.